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时间管理

来源:http://www.zjhyjx.net 作者:金沙娱城乐 时间:2019-11-27 01:29

铝道网】每个人都知道忙碌的员工是有成效的员工,所以下面是一些能够确保你的员工手忙脚乱的做法: 1.设定多个优先事项。既然有一个优先事项是好的,那么多几个优先事项就更好了。既然每个任务或者目标都同等重要,为什么只能有一个较重要的任务或者目标呢? 2.不断地重新调整优先顺序。一旦你设定了多个优先事项,就要确保不断地对它们进行调整,增加一些新的事项,临时清除一些旧的事项等等。在今天的商业世界里的成功就是要依靠灵活性。 3.不合理的期望。现在,你已经解释了你想要什么,然后不容分说设定一个“延展性”的目标,这是一个根本不可能实现的目标。一定要确保将员工的薪酬和提升和这个目标的实现挂钩。 4.一点点地授权。在这一点上,你的员工应该得到充分的激励并且保持忙碌。但是,你并不希望他们未经许可就自行其是!确保他们做的每件事都得到了你的批准。 5.“打死送坏消息的乌鸦”。风险管理是至关重要的,所以现在必须要确保一切都不会出差错。要做到这一点较好的方式就是公开地惩罚那些搞砸了的家伙。这样的话,他们就不会把事情搞砸了。 6.微观管理。较后,我们来到了管理较重要的一个作用了……确保一切事情顺利。不要满足于每个月或者每周的状态报告!要考虑采用每天甚至每个小时的管理方式!越细越好! 或者也许这些都只是胡说八道。可是如果是这样的话,为什么还有这么多的老板们会使用这些策略呢?

时间都去哪儿了

作者:匿名1745次浏览

回想一下,我们似乎每天都这样浪费时间而不自知:

不请自来的电话,

突然到访的客人,

看不完的微信,

邮件箱里的邮件……

随着互联网技术的飞速发展,我们每个人的时间更是被互联网碎片化地掠夺,每个人疲于应对永远做不完的事情,迷失在这些紧急而不重要的事情里。不是忘了自己的主要任务,而是不知不觉地或者把时间花在了优先解决别人的事情上,或者把精力投放在浏览那些看似重要的不断推送来的信息上。

原因何在?

一个人的时间大致有四种分配:

一是受上司支配的时间,用于完成上司下达的工作任务;

二是受组织支配的时间,用于满足同级人员提出的积极支持的要求;

三是被下属占用的时间,用于满足下属的需求;

四是由个人支配的时间,用于完成我们自己想做的事情。

对于前三种事项,我们都不会掉以轻心,因为我们担心会受到直接或者间接的处罚。于是,我们总会优先完成前三种事项,而不自然地忽略了自己的事情。由于自己从来不对自己未完成的事项进行惩罚,所以,我们便不会主动对自己进行时间管理,而常常由着自己的意愿,刷一会儿微信,煲一会儿电话粥。末了,还总忘不了安慰自己:我今天太忙了,哪有时间读书啊。

个人时间管理,分轻重缓急

今天,特别是互联网技术发达的当下,管理自己的时间,而且是主动管理自己的时间,十分重要!

让流逝的时间“看得见”,成为管理时间的一种重要举措。

把上述四种事项按照“重要”“紧急”与否分为四类,即:

重要而紧急的事情

重要但不紧急的事情

不重要但紧急的事情

不重要也不紧急的事情

每个学年、每个学期、每个月、每个周、每一天,对四类事项进行分类整理,罗列出来,放在案头。

比如,每天晚上,当总结一天的工作后,我会列出明天要完成的重要事项,把“重要但不紧急的事情”排在前面,对于“不重要但紧急的事情”进行分类处理。因为“紧急的事情”总会优先占用我们的时间,“不重要也不紧急的事情”我们不会优先关注。

这样,每天摆在案头的就是“当天需要完成的重要事项”,而且是“从最重要的开始排列”,每天的时间被这样的事项有序安排。而到了晚上,再进行自我验收,自我激励。这样,重要的事情每天都做,自己便成了时间的主人。持续做重要但非紧急的事情,才能走上持续发展的轨道。

写下“需要完成的重要事情,从最重要的开始排列”,可以成为校长管理自己的时间的重要习惯。

组织时间管理,重在明晰战略目标

对于校长而言,不仅要管理自己的时间,更要管理好组织的时间。

一个组织,最重要的是明晰战略目标并持续地实现战略目标。

制定明晰的战略目标成为最为重要的一个环节。每年暑假,我们都会组织全校中层以上干部和骨干教师,参加学校的“战略发展研讨会”,研讨会的目的很明确:下一个三年学校战略发展的主题是什么,新学年的战略目标在哪里,如何实施。

专家洗脑、头脑风暴、成员分享,每一个环节都在指向一个事项:优先完成的事到底是什么,也就是说哪些事项是重要的事项。在制定战略的过程中,明确需要优先完成的事是最困难的环节,因为,这个过程涉及在利益冲突中做决定。在多维度交流中,在不断碰撞中,我们最终都会做出最有价值的取舍。

一旦战略目标确定,所有目标都要制定确切的实现日期。尽管,有的事项可能会是一个开放式目标,有的事项可能也会超期完成,但有明确的到期日和中期、短期截止日,将有助于我们集中精力,从而更有效地利用时间。

比如,我们会把每个年度要实现的目标转化为“工作项目”,明确项目负责人、团队成员、实现时间、中期调度时间、督查方式等,这些举措都在确保组织时间的有效管理,也才能最大程度上推动目标的实现。

当然,目标必须具体,才能制定好完成目标的相应时间点。

比如,提高质量不是目标,只有确定为如“每节课的达标率达到90%”、“每个学生要获得一项艺术技能、一项体育技能”才是提高质量的具体目标,这样的目标也才能制定出相应的时间点来。

时间管理要“防止诱惑”

在实现目标的过程中,防止诱惑,也是时间管理的重要手段。正如英国前首相托尼·布莱尔曾经说的:“领导的艺术在于拒绝,而非同意”。史蒂夫·乔布斯也曾说:“人们认为,专注意味着赞同正着手之事,其实不然,专注的含义应该是拒绝其他无数的好点子”。那些好点子,犹如“不重要但紧急的事情”一样,容易不知不觉地消耗掉你的时间。

实施战略目标的过程中,校长还需要进行过程中的时间管理,“便笺”便是过程管理的一种重要手段。校长的现场调研、督查、阶段性结果的反馈,都会捕捉到最有价值的信息,整理这些信息形成的一些小决策,可以通过便笺发出执行指令,确保主要任务一直被大家关注到。当然,这些指令同样需要明确完成的时间节点。

管理自己的时间有很多种方法,最重要的是,找到自己浪费时间的环节在哪里,使用适合自己的方法。如此,才能打赢时间战场上的战争,赢得时间。

/ 延伸阅读 /

关于校长的时间管理技巧清单

1. 把该做的事,依重要性排列出来,删除没有意义的事。区分紧急事务和重要事务。紧急事务往往是短期性的,重要事往往是长期性的。给所有列出来的事都定一个完成期限。

2. 学会说“不”。一旦确定了哪些事情是重要的,对那些不重要的事情就要说“不”。

3. 遵循你的生物钟,把最困难的事搁在工作效率最高的时候做,例行公事一类,应留在精神较差的时候处理。

4. 每天早晨比规定时间早15分钟或半个小时开始工作,这样,非但能立下好榜样,而且有时间在全天工作正式开始前,好好计划一下。

5. 计划别排得太满,要有灵活性。一般来说,只将时间的50%计划好,其余50%应当属于灵活时间,用来应对各种无法避免的打扰和无法预期的事。

6. 开始做一件工作前,先将所有的资料、报告放在桌上,避免为寻找文件浪费时间。

7. 随时利用手机便签或手机录音记录自己的工作思考、灵感,以节省后期重新回忆的时间。

8. 养成将构想、概念、凭据及资料,存放在档案里的习惯,在会议、讨论或重要谈话之后,立即记录。这样,虽然事过境迁,仍会记忆犹新。

9. 将文件在办公室里整齐放好,知道哪些东西在哪个位置上,这样可以避免找东西的时间,更不会出现与人洽谈时翻箱倒柜的事。

10. 利用好空闲时间,将例行工作放在空闲时间来做,比如哪位访问者失约或提前结束谈话,可以顺手找些工作来做。

  1. 该处理的事都放在桌上视线范围内,避免遗漏。

12. 试试训练速读,想想看,校长的时间那么宝贵,如果阅读速读增快2—3倍,将节约下多少时间?

13. 琐事缠身,务必果断摆脱。尽快将事情做完,以便专心致志地处理较特殊或富创造性的工作。需要口述长时间的内容时,只讲重点,其余让分管的主任替你完成,让主任明白应该讲什么事、讲清楚就可以。

14. 当校长遇到一个很健谈的访客,最好站着接待。这样,对方很快就会打开天窗说亮话,道出真实来意。

15. 电话、微信联络虽然不可缺少,但如果完全被私人事务占用,未免太过浪费。另外,接听重要电话前,准备好每件要用的东西,如纸、笔、预定话题、相关材料等。

16. 除了业务上的需要,尽可能在晚上阅读浏览式信息,而将每天的宝贵时间份额,用在看文件或思考业务状况上,这样可以保证每天工作更加顺利。

17. 开会时间最好选择在午餐前或下班以前,这样你将发现每个人都会很快地走出最终的决定。

18. 繁忙的工作中不忘休息片刻,来杯咖啡、茶、冷饮,甚至只需要在窗前伸个懒腰,就足够使你精神恢复了。

19. 每天花一定时间思索近期的工作,可寻求出各种增进工作方法及满意度的灵感。这对忙碌是常态的工作状态受益匪浅。

20. 巧妙地“拖延”。如果一件事情不想做但必须得做,可以将这件事细分为很小的部分,每次只做其中一个小的部分就可以,或者对其中最重要的部分花费较多精力去做。

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